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Préparer son entrée en EHPAD/USLD : les démarches à suivre

La préparation du dossier de demande d’entrée est une étape importante.
Afin que cette dernière soit traitée dans les meilleurs délais, il convient de noter les étapes clés ainsi que les documents qu’il vous sera demandé.

1 – Vous ou votre représentant légale devez compléter le dossier unique de demande d’admission
Ce dossier comporte 2 volets :

 

Un volet administratif 


Dans cette partie vous devrez renseigner des informations afférentes à votre situation familiale, vos pensions et retraite et divers détails qui serviront de base à l’élaboration du projet de vie individualisé.
Les pièces à joindre à votre dossier seront les suivantes
Le futur résident devra également fournir plusieurs documents, dont la liste varie d’un établissement à l’autre. Le socle commun de pièces à fournir avec le dossier Cerfa comprend les éléments suivants :

  • pièce d’identité,
  • copie du livret de famille,
  • carte vitale,
  • attestation de sécurité sociale,
  • copie de la mutuelle ou CMUC (couverture maladie universelle complémentaire),
  • justificatifs des ressources (montant des retraites, avis d’imposition ou de non-imposition),
  • notification de l’APA* si vous êtes déjà bénéficiaire, (*Allocation Personnalisée d’Autonomie)
  • éventuelle dérogation d’âge pour l’EHPAD/USLD (si vous avez moins de 60 ans),
  • si le futur résident est sous protection juridique : copie de la décision du juge, etc.

 

Un volet médical


Le dossier comprend un questionnaire médical de 4 pages.
Il doit être rempli par votre médecin traitant ou un autre médecin (spécialiste).
Il permettra d’évaluer votre état de santé et de déterminer la prise en charge médicale la plus adaptée.
Ce questionnaire sera ensuite validé par le médecin coordonnateur.

Les 2 volets de votre dossier devront ensuite être déposés, soit sur le site viatrajectoire  > Cliquez ici
Ou directement à l’accueil de nos établissements, ou via un envoi par mail aux adresses mentionnées.

Attention, votre dossier n’est pas accepté automatiquement. Il fait ensuite l’objet d’une étude. Durant ce délai, il est mis sur liste d’attente.

2 – Une fois votre dossier déposé, il fait l’objet d’une étude par les professionnels de santé de l’établissement.

Le dossier est donc étudié, selon les établissements, par le médecin coordonnateur, le Directeur et le psychologue.
L’enjeu de cette étude est de s’assurer que l’établissement que vous avez choisi est en capacité de répondre à vos besoins.

3 – Si votre dossier a reçu un avis favorable vous êtes alors informé par l’établissement.

Si la structure ne dispose pas de places immédiatement disponibles, vous êtes alors positionné sur liste d’attente.
Si la structure dispose de places disponibles, un rendez-vous de préadmission est alors organisé avec le Directeur afin de vous présenter l’établissement et vous remettre l’ensemble des documents qui seront à signer pour valider votre entrée (livret d’accueil, contrat de séjour…).
Il vous sera proposé de visiter l’établissement.
Les modalités pratiques d’arrivée vous seront ensuite communiquées pour préparer au mieux le jour de votre date d’entrée.

4 – Si votre dossier a reçu un avis défavorable vous êtes également contacté par l’établissement. Si nos médecins coordonnateurs orientent votre dossier vers un service ou une unité spécifique, vous serez alors réorienté par nos professionnels.

Puis-je recevoir des aides ?

L’Allocation Personnalisée à l’Autonomie (Conseil Départemental) :
Pour l’ensemble des résidents relevant des GIR* 1 à 4, ressortissant du département de la Moselle, l’Allocation Personnalisée à l’Autonomie (APA) est versée directement à l’établissement (sous forme de dotation globale, par le département). Il n’y a donc pas de dossier de demande d’APA à constituer si le domicile du Résident avant l’admission est en Moselle.
Pour les résidents non mosellans, un dossier de demande d’APA pourra être déposé auprès du département d’origine par la famille.

L’Aide Sociale (Conseil Départemental) :
L’établissement est habilité à recevoir des bénéficiaires de l’Aide Sociale départementale qui peut, sous certaines conditions, prendre en charge les frais d’hébergement des personnes les plus démunies.
Les aides sont accordées sur critères de ressources, suivant une procédure précise, aux personnes âgées qui remplissent les conditions d’attribution à défaut ou en complément de la participation des familles. Il appartient à la famille ou au Résident de constituer le dossier de demande d’aide sociale avec l’aide de l’établissement si besoin.

Allocation d’aide au logement :
Les résidents des établissements peuvent bénéficier d’aides au logement pour réduire leur facture d’hébergement.

Caisses de retraite :
Il est conseillé aux résidents de se rapprocher de leurs caisses de retraites afin de voir avec elles de quelles aides ils pourraient éventuellement profiter (ex : participation pour la caution etc…)

Avantages fiscaux possibles pour les personnes imposables :
Une demande d’attestation annuelle est complétée par l’établissement, indiquant les montants « hébergement » et « dépendance » réglés, afin de bénéficier éventuellement d’un abattement au niveau de la déclaration de ressources.

*GIR = Groupe Iso-Ressources, correspond au niveau de perte d’autonomie

Comprendre ma facture

Les EHPAD (établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes) et USLD (unité de soins de longue durée) proposent 3 prestations aux résidents :

1. L’hébergement :
il s’agit d’une prestation hôtelière : restauration (pension complète), mise à disposition d’une chambre, entretien des espaces privatifs et communs…

2. Un accompagnement :
du personnel formé intervient auprès des résidents, par exemple pour l’aide à la toilette, aux déplacements…

3. Une prise en charge médicale et paramédicale quotidienne.
Les EHPAD/USLD sont des établissements médicalisés. Ils emploient donc du personnel soignant : médecin coordonnateur, infirmiers, aides-soignants…
L’équipe soignante s’occupe de la prise en charge médicale quotidienne des résidents : distribution des médicaments, réalisations des pansements…

À chacune de ces 3 prestations, correspond un tarif journalier :
1. un prix hébergement journalier à la charge du résident,
2. un tarif dépendance journalier, à la charge du résident et qui peut être en partie pris en charge par le conseil départemental dans le cadre de l’APA (allocation personnalisée d’autonomie) en établissement,
3. un tarif soins journalier à la charge de l’Assurance maladie. Pour en savoir plus, consulter l’article Le coût des soins en EHPAD

Le prix hébergement

Des prix hébergement différents peuvent être pratiqués en fonction des caractéristiques des chambres proposées par l’établissement :
• chambre individuelle, chambre double…
• chambre avec balcon,
• superficie de la chambre…

Les prix hébergement affichés sur le portail dans les fiches signalétiques des établissements correspondent aux prestations minimales inscrites dans le décret n° 2015-1868 du 30 décembre 2015. Tous les établissements doivent proposer ces prestations minimales :

• les prestations d’accueil hôtelier : mise à disposition d’une chambre, d’une salle de bain, entretien et nettoyage…,
• restauration,
• blanchissage : entretien du linge plat (draps…) et du linge de toilette,
• animation,
• administration générale.

Ce prix peut inclure d’autres prestations qui viennent s’ajouter à cette liste de prestations minimales, par exemple l’entretien du linge personnel du résident.

Comment le prix hébergement est-il fixé ?
Le prix est fixé différemment pour les places habilitées à l’aide sociale et les places non habilitées à l’aide sociale :
• pour les places habilitées à l’aide sociale : c’est le conseil départemental qui fixe le montant du prix hébergement,
• pour les places non habilitées à l’aide sociale : c’est le gestionnaire de l’établissement qui fixe librement le prix hébergement.

Les places habilitées à l’aide sociale sont des places destinées à accueillir des résidents bénéficiaires de l’aide sociale à l’hébergement.

Comment le prix hébergement est-il réévalué ?
Le montant du prix hébergement doit être inscrit dans le contrat de séjour signé par la personne âgée lors de son entrée dans l’établissement.

Pour les établissements non habilités à l’aide sociale : le prix hébergement est réévalué en fonction d’un pourcentage d’augmentation annuelle fixé au 1er janvier de chaque année par arrêté ministériel.

Pour les établissements habilités à l’aide sociale : le prix hébergement est réévalué en fonction d’un pourcentage d’augmentation décidé par le conseil départemental.

Le tarif dépendance

Il est fixé par le conseil départemental pour une durée de un an. Il est calculé en fonction du niveau moyen de dépendance des résidents mesuré par le GIR (Groupe Iso-Ressources, cela correspond au niveau de perte d’autonomie d’une personne âgée).

Il existe 3 tarifs dépendance :
• le tarif correspondant au GIR 1-2 est le tarif le plus élevé : les résidents évalués en GIR 1-2 ont besoin d’une aide importante d’un tiers dans les actes de la vie quotidienne ;
• le tarif correspondant au GIR 3-4 est le tarif intermédiaire : les résidents évalués en GIR 3-4 ont besoin d’une aide d’un tiers dans certains actes de la vie quotidienne ;
• le tarif correspondant au GIR 5-6 est le tarif le moins élevé : les résidents qui sont évalués en GIR 5-6 sont considérés comme autonomes.
Les 3 tarifs dépendance sont affichés dans les fiches signalétiques des EHPAD de l’annuaire du portail.

Que paie le résident ?
Chaque mois, le résident doit payer une facture qui se décompose en :
• un prix hébergement ;
• un tarif dépendance.

Qui correspond au ticket modérateur (somme minimale à payer par le résident), soit le tarif du GIR 5-6. Le tarif GIR 5-6 peut être pris en charge par l’aide sociale à l’hébergement.
Le tarif soin journalier est à la charge de l’Assurance Maladie.

Quelles aides publiques ?
Il existe 3 aides publiques qui peuvent aider à payer les frais d’hébergement et les frais liés au tarif dépendance :
• l’ASH (aide sociale à l’hébergement) si l’établissement est habilité à recevoir des bénéficiaires de l’aide sociale ;
• les aides au logement qui s’appliquent sur la partie de la facture relative à l’hébergement
• l’APA (allocation personnalisée d’autonomie) qui s’applique sur la partie de la facture relative au tarif dépendance pour les GIR 1-2 et 3-4 (à noter : les personnes en GIR 5-6 ne sont pas éligibles à l’APA).

Ces aides peuvent s’additionner. Elles dépendent des ressources pour l’ASH, l’aide au logement et l’APA et du niveau de perte d’autonomie pour l’APA.

Une réduction fiscale est possible pour les résidents imposables.

Les chèques énergie sont également acceptés en EHPAD, USLD et Résidences Autonomies. Pour utiliser leur chèque énergie, les bénéficiaires résidant doivent remettre leur chèque énergie au gestionnaire de leur établissement. Le gestionnaire de l’établissement déduit ensuite directement le montant du chèque énergie du bénéficiaire de sa redevance contenant les frais d’énergie. Le gestionnaire en demande le remboursement par l’État auprès de l’Agence de services et de paiement.

Le montant que le résident doit payer une fois ces aides publiques déduites du montant total de la facture s’appelle le reste à charge.

Qu’est-ce qu’un EHPAD ?

Un établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes, auparavant dénommé « maison de retraite médicalisée », est une structure médicalisée hébergeant des personnes âgées dépendantes sur la base de trois types de prestations :

  • L’hébergement (accueil hôtelier, restauration blanchissage)
  • L’accompagnement (la toilette, aide à l’accomplissement des actes de la vie courante…)
  • Le soin (distribution de médicaments, réalisation de pansements…)

Cette diversité de prestations implique l’intervention tant de travailleurs sociaux que de professionnels de santé, comme aides-soignants, des infirmières ou un médecin coordonnateur.

Qu’est-ce qu’une unité de soins longue durée (USLD) ?

L’Unité de Soins Longue Durée est un service qui accueille des personnes âgées de plus de soixante ans (sauf dérogation), très dépendantes et dont l’état de santé nécessite une surveillance médicale constante.

Cette médicalisation importante fait relever l’USLD du secteur sanitaire.

Qu’est-ce qu’une résidence autonomie ?

Les résidences autonomie constituent un intermédiaire entre le domicile de la personne et les EHPAD. La résidence autonomie doit accueillir des résidents ayant conservé un certain niveau d’autonomie. La résidence autonomie est destinée en première intention au logement des personnes âgées et propose des prestations telles que : un accès à la restauration ; à l’animation ; à la blanchisserie etc….

 

Au logement s’ajoute une mission de prévention de la perte d’autonomie allouée par le département.

Qu’est-ce qu’une unité de vie protégée (UVP) ?

L’unité de vie protégée est une unité de taille réduite dans laquelle sont accueillies des personnes âgées dépendantes atteintes de troubles du comportement, fréquemment de la maladie d’Alzheimer, ce qui nécessite des adaptations de l’architecture afin d’éviter les accidents et les chutes.

Qu’est-ce qu’un hébergement temporaire ?

L’accueil temporaire constitue une alternative à l’accueil permanent pour accompagner les personnes âgées dans les établissements sociaux et médico-sociaux (ESSMS). L’accueil temporaire permet aux personnes âgées qui vivent à domicile de trouver des solutions d’hébergement pour une courte durée.

L’hébergement temporaire est d’abord conçu pour permettre :

  • Aux personnes qui y font appel de pouvoir continuer à vivre chez elles et, pour ce faire de pouvoir ponctuellement avoir recours à un hébergement temporaire ;
  • A leurs proches de pouvoir s’absenter ponctuellement et passer le relais ;
  • Aux personnes qui envisagent de rejoindre un EHPAD et de tester l’hébergement.

Cet accueil va permettre d’éviter une admission permanente en institution grâce à un accompagnement ponctuel.

Qu’est-ce qu’un accueil de jour ?

L’accueil de jour propose un accompagnement individualisé aux personnes accueillies et un soutien aux aidants le plus souvent. Il a pour objectif de permettre aux personnes âgées en perte d’autonomie de rester le plus longtemps dans leur cadre de vie habituel.

L’accueil de jour s’adresse :

  • principalement aux personnes âgées atteintes de la maladie d’Alzheimer ou maladies apparentées et, pour certains accueils de jour, aux personnes atteintes d’autres maladies neuro-dégénératives comme la maladie de Parkinson par exemple ;
  • aux personnes âgées en perte d’autonomie physique ;
  • l’accueil de jour permet aux personnes âgées ;
  • de bénéficier d’un suivi régulier et d’un accompagnement adapté ;
  • d’entretenir leurs capacités grâce aux activités adaptées proposées lors de l’accueil de jour ;
  • de renouer des liens ;
  • de sortir de chez elles.

L’accueil de jour permet à leurs proches :

  • de pouvoir libérer du temps durant la journée ;
  • de pouvoir échanger avec les professionnels de l’accueil de jour, de ne pas rester seuls avec des questions et de partager des inquiétudes ;
  • de pouvoir échanger avec d’autres familles vivant la même situation.

Qu’est-ce qu’un SSIAD ?

Le service de soins infirmiers à domicile assure, sur prescription médicale, des prestations de soins infirmiers sous la forme de soins techniques ou de soins de base et relationnels, auprès de plusieurs types de publics :

  • Les personnes âgées de plus de soixante et plus, malades ou dépendantes ;
  • Les personnes adultes de moins de soixante ans présentant un handicap ;
  • Certaines personnes adultes de moins de soixante ans atteints de pathologies chroniques

Ces interventions sont en principe assurées pas des infirmiers, mais aussi par des aides-soignants qui effectuent, sous la responsabilité des infirmiers, les soins de base et relationnels et qui concourent à l’accomplissement des actes essentiels de la vie correspondant à leur formation.

Qu’est-ce qu’un pôle d’activité et de soins adaptés (PASA) ?

Le pôle d’activités et de soins adaptés est une structure, à l’intérieur d’un EHPAD, qui permet d’accueillir, dans la journée, entre douze et quatorze résidents, souffrant de troubles du comportement modérés, afin de leur proposer des activités collectives ou individuelles, thérapeutiques ou sociales, pour les résidents souffrant de troubles comportementaux. Tous les EHPAD ne sont pas dotés d’un pôle d’activité et de soins adaptés.

Pour savoir si l’établissement est doté d’un PASA et pour plus d’informations sur les conditions d’adhésion et de fonctionnement du PASA nous vous invitons à consulter le règlement de fonctionnement de l’établissement ainsi que son livret d’accueil.

Qu’est-ce qu’un projet de vie ?

Le projet de vie ou projet personnalisé permet de garantir l’exercice effectif des droits des résidents au sein de l’EHPAD. Il reprend l’analyse effective des attentes, des souhaits, des besoins et des habitudes de vie du résident. Il va permettre de fixer les objectifs concrets et déterminer les moyens nécessaires à leur réalisation, afin de garantir une prise en charge adaptée et de favoriser la qualité de vie de la personne accueillie. Le projet personnalisé va être réévalué de façon périodique pour adapter les objectifs et les prestations proposées à la situation actuelle de la personne accompagnée.

Qu’est-ce que le GIR ?

Le groupe-Iso-Ressource est un barème qui permet d’évaluer le degré de perte d’autonomie et de dépendance, physique ou psychique, des personnes âgées vivant à domicile ou en établissement. Cette grille comporte 6 niveaux différents. Le GIR va permettre d’orienter le choix de l’établissement le plus adapté pour la personne à accompagner. Le GIR va également influer le tarif dépendance dont s’acquitte le résident et permettre l’éligibilité à certaines aides le cas échéant.

Quelles aides financières existent-ils en EHPAD ?

Les aides auxquelles sont habilitées les établissements du Groupement de Coopération Sanitaire sont précisées dans le livret d’accueil de l’établissement.

Nous pouvons citer :

  • L’APA (allocation personnalisée d’autonomie) : c’est une prestation destinée à aider les personnes âgées dépendantes à rémunérer les aides à domicile, ou, pour celles qui sont accueillies en EHPAD, à acquitter une partie du tarif dépendance.
  • L’aide au logement : est versée par la CAF (caisse d’allocations familiales), qui s’applique sur la partie de la facture relative au tarif hébergement.
  • L’aide sociale : cette aide financière versée par le Conseil Départemental contribue au financement du tarif hébergement en maison de retraite. Elle est accordée aux résidents ayant de faibles ressources.

Chaque contrat de séjour précise les aides auxquels l’établissement est habilité.

Qu’est-ce que la personne de confiance ?

Toute personne majeure prise en charge dans un établissement ou un service social ou médico-social a droit de désigner une personne de confiance qui, si elle le souhaite, l’accompagnera dans ses démarches afin de l’aider dans sa prise de décisions.

La personne de confiance va notamment pouvoir :

  • Être présente à l’entretien prévu, lors de la conclusion du contrat de séjour, pour rechercher votre consentement à être accueillie dans l’établissement d’hébergement (en présence du directeur de l’établissement ou toute autre personne formellement désignée par lui et, chaque fois que nécessaire, du médecin coordonnateur). Elle sera la seule personne de votre entourage à avoir le droit d’être présente à cet entretien
  • Vous accompagner dans vos démarches liées à votre prise en charge médico-sociale afin de vous aider dans vos décisions
  • Assister aux entretiens médicaux prévus dans le cadre de votre prise en charge médico-sociale afin de vous aider dans vos décisions

Votre personne de confiance sera consultée par l’établissement au cas où vous rencontriez des difficultés dans la connaissance et la compréhension de vos droits.

Par ailleurs, lors de la désignation de la personne de confiance, si vous souhaitez que cette personne exerce également les missions de la personne de confiance (concernant les usagers du système de santé, par exemple, en cas d’hospitalisation, ou d’accompagnement en fin de vie…), vous devrez l’indiquer expressément dans le formulaire de désignation figurant en annexe du contrat de séjour. La personne de confiance est tenue à un devoir de confidentialité par rapport aux informations qui vous concernent.

Les modalités de désignation de la personne sont précisées dans une notice annexée au contrat de séjour de l’établissement.

Qu’est-ce que sont les directives anticipées ?

Toute personne majeure, en état d’exprimer ses volontés, peut rédiger un document, appelé « directives anticipées », afin d’expliquer ses souhaits concernant sa fin de vie, pour le cas où elle ne pourrait plus le faire elle-même.

Elles sont sans limite de durée, elles peuvent contenir des indications pour la poursuite des traitements et elles peuvent être rédigées sur la base d’un modèle type. Elles s’imposent au médecin pour toute décision d’investigation, d’intervention ou de traitement, sauf en cas d’urgence vitale pendant le temps nécessaire à une évaluation complète de la situation et lorsque les directives anticipées apparaissent manifestement inappropriées ou non conforme à la situation médicale étant prise à l’issue d’une procédure collégiale.

Qu’est-ce qu’une personne qualifiée ?

Prévue par la loi 2002-2, la personne qualifiée a pour missions :

  • D’assurer, en cas de conflit, un rôle de médiation entre l’usager et l’établissement ou le service
  • De favoriser ou rétablir le dialogue et la confiance réciproque
  • D’informer les usagers sur leurs droits et les aides à faire valoir
  • De sollicitation et signaler aux autorités les difficultés ou les éventuelles situations de maltraitance

Pour le territoire de METZ il s’agit de :

  • Mme Marie-Thérèse PUTZ
  • Daniel FLAGEUL

Ces personnes qualifiées peuvent être saisies par courrier, à l’adresse suivante :
Nom et Prénom de la personne qualifiée sollicitée
Dispositif « Personne Qualifiées »
28-30 Avenue André Malraux
BP 57046 METZ cedex 1

Qu’est-ce qu’un aidant ?

Au sens large, l’aidant est celui qui apporte un soutien à toute personnes dont la vulnérabilité liée à la maladie, l’âge ou un handicap rend nécessaire une telle intervention dans sa vie courante. Partant, les aidants peuvent intervenir de manière rémunérée (professionnel de santé, mais aussi personnes salariées par la personne aidée ou sa famille) ou à titre gracieux. Est considérée comme aidant d’une personne malade ou dépendante, toute personne du couple ou de la famille ou de l’environnement social et amical qui lui vient en aide de manière régulière et fréquente, à titre non professionnel, pour accomplir tout ou partie des actes de la vie quotidienne.

Pour plus d’information consultez ce lien.

Qu’est-ce qu’un CVS ?

Le conseil de vie sociale a été conçu afin de garantir le droit à l’expression à la participation des usagers en EHPAD. L’objectif du CVS est d’associer les personnes bénéficiaires des prestations au fonctionnement de l’établissement, à propos notamment de l’organisation intérieure et de la vie quotidienne, des activités, des animations socioculturelles, des services thérapeutiques, des projets de travaux, de l’entretien et l’affectation des locaux…

Ce sont des recommandations, elles ne s’imposent pas au directeur de l’établissement, qui doit toutefois en tenir compte dans la mesure du possible afin de favoriser l’effectivité du droit à la participation et à l’expression des usagers.

Le CVS est également consulté sur l’élaboration et les modifications du règlement de fonctionnement et du projet d’établissement.

Les modalités de constitution du CVS et son organisation sont prévues au sein du règlement intérieur du CVS annexé au livret d’accueil de chaque établissement. Les membres du CVS sont affichés à l’accueil de l’établissement et également annexés au livret d’accueil.

Qu’est-ce qu’un GCS ?

L’ensemble des Groupements de Coopération Sanitaire a pour objet de faciliter, d’améliorer ou de développer l’activité de ses membres, en permettant notamment de mutualiser des moyens de toute nature :

  • Moyens humains en vue de constituer des équipes communes et de permettre les interventions communes de professionnels médicaux et non médicaux exerçant dans les établissements membres ou à titre libéral ;
  • Moyens immobiliers, équipements et matériels ;
  • Système d’information, etc.